Como ya hemos mencionado en otras ocasiones en nuestro blog en diferentes artículos, el tiempo es un bien muy preciado por las personas ya que se acaba y una vez que pasa ya no se puede recuperar.

El tiempo se puede traducir tanto en dinero, en felicidad, en intimidad… incluso se podría decir que es la forma en la que se miden todas las cosas.

Por ejemplo, en tu trabajo lo más probable es que te paguen en función del tiempo que pasas allí.

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CLAVES PARA GESTIONAR EL TIEMPO EN EL TRABAJO

Por ese motivo el día de hoy hemos decidido dedicar nuestro artículo al tiempo, ofreciéndote diez claves para que puedas gestionarlo mejor en tu trabajo.

Pero además, vamos a ir más allá y vamos a darte también cinco puntos que debes evitar ya que son las razones por las que más se pierde tiempo cuando estamos en algún trabajo.

Por lo tanto, sin más dilación para no hacerte perder más el tiempo e ir al grano, vamos a ver las diez maneras clave que se pueden utilizar en el trabajo para gestionar el tiempo de una forma más eficaz y productiva:

  1. Estructura el tiempo

Lo primero que debemos hacer para gestionarnos mejor es estructurar nuestro tiempo en bloques para organizarnos y tener claro lo que debemos hacer en cada momento.

Si no hacemos este punto correctamente, muchas veces perderemos el tiempo en deberes secundarios o incluso podremos olvidar algunas de las cosas que teníamos que hacer.

Ordenar nuestro trabajo en bloques nos ayuda a tener una visión más amplia de las tareas que debemos hacer y repartir nuestro tiempo de la mejor manera para poder realizar todas las tareas que tenemos activas.

  1. Carga de trabajo equitativa

Es importante aprender a gestionar correctamente también el trabajo que debemos hacer, y tratar de evitar tener días con una gran carga y otros en los que estamos de brazos cruzados.

Intenta dividir las tareas de forma que la carga del trabajo sea equitativa en los diferentes días, de esa forma evitarás bajones en el rendimiento los días que la carga sea demasiado alta, o la excesiva relajación cuando no tenemos un gran volumen de trabajo.

  1. Jerarquiza tareas

Aprende a distinguir entre las tareas que debes hacer, aquellas que son imprescindibles o urgentes, de aquellas que no lo son.

Las tareas que son imprescindibles deben ocupar un lugar mucho más alto en tu lista de tareas, y las secundarias o voluntarias deberían ocupar un lugar más bajo en el escalafón.

Imagínate que por algún motivo no hicieras esto y te pasases el día haciendo las poco importantes porque te agradan más…

  1. Selecciona tareas

Muchas veces nos pasa que perdemos una gran cantidad de tiempo realizando tareas que no nos aportan ningún beneficio, por eso es importante hacer una selección de las actividades que vamos a hacer y decidir pausadamente qué es lo que más nos conviene y por qué.

  1. Sé consciente de tus limitaciones

Los seres humanos somos cabezones por naturaleza y a veces nos empeñamos en realizar tareas para las que no estamos preparados por simple terquedad, con la consiguiente pérdida de tiempo que eso conlleva.

Si alguna tarea es demasiado difícil te está restando tiempo para realizar otra para la que sí estás preparado, deberías ir pensando en dejarla de lado o delegar en otra persona.

  1. Agenda obligatoria

Sí. No es opcional. Ya sea online u offline, debemos tener una plataforma en la que apuntemos todas las tareas que tenemos que completar, sobre todo a corto-medio plazo.

De esa forma, todas nuestras obligaciones estarán siempre controladas y evitaremos apuros de última hora que sean provocados por olvidos indeseados.

  1. Evita a los pesados

Hay personas en el trabajo, como en la vida, que intentan chuparte tu tiempo perdiendo el suyo propio con distracciones, pidiendo ayuda constantemente o llamando la atención.

Con esto no queremos decir que le vayas a negar la ayuda ni la palabra a un compañero, pero si debemos aprender a distinguir entre quien pide ayuda porque la necesita o quien la pide por cualquier cosa o por no hacer el mismo su trabajo. Ojo con esto.

  1. Elimina de tu agenda los días monotemáticos

Realizar la misma tarea durante todo el día puede ser algo exasperante porque cuando estamos obstinados con la misma cosa, nuestro nivel de concentración y efectividad baja mucho en proporción a nuestro hastío.

En el primer punto hablábamos de organizar el tiempo y estructurarlo en bloques, y una de las principales razones para hacerlo es la siguiente: evitar los días monotemáticos y de rendimiento descendente.

  1. Crea previsiones realistas

No intentes hacer más de lo que te da tiempo de hacer porque las prisas no son buenas consejeras.

Hacer una agenda con tareas demasiado cargada nos tendrá en un estado de presión, nerviosismo e hiperactividad permanente que no es nada bueno para el correcto funcionamiento de nuestra actividad, sea cual sea.

Para ser eficientes necesitamos estar relajados y convencidos de que podemos cumplir con los plazos. En ocasiones puntuales en las que no queda otro remedio, es muy importante que aprendamos a delegar en los demás y confiar en compañeros cualificados.

  1. Evalúa tus acciones

Tú mismo has de ser tu propio juez en el trabajo y debes ser capaz de saber las ventajas y desventajas que te proporcionan las acciones llevadas a cabo para gestionar mejor tu tiempo. Simplemente desecha las que no te den resultado y sigue adelante con aquellas que sí.

Hasta aquí las diez claves para organizar mejor tu tiempo que esperamos que te hayan sido muy útiles. Simplemente ponlas en práctica si las necesitas y cuéntanos en los comentarios qué tal te fue con ellas.

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5 FORMAS DE PERDER EL TIEMPO QUE DEBEMOS EVITAR

Ahora, vamos a ver algunas de las maneras más comunes de perder el tiempo en nuestro trabajo y que debemos evitar a toda costa. No te vayas y léelas por si acaso tú estés cometiendo alguno de estos errores.

  1. Reuniones poco productivas

Cuando hablamos de reuniones improductivas lo hacemos refiriéndonos por una parte a las reuniones de trabajo sin una orientación clara, sin directrices o guiones que marquen cuál va a ser el desarrollo de dicha reunión.

Hacer reuniones de trabajo sin razón aparente o sin la organización que necesitaría no es efectivo, roba tiempo para trabajar en proyectos que ya están en marcha y no soluciona nada respecto a proyectos futuros.

Por otro lado podríamos hablar de las reuniones “informales” aunque en este caos preferimos incluirlas en el apartado de “interrupciones injustificadas”.

  1. Ausencia de planificación

Una de las principales formas en las que podemos perder el tiempo en nuestro trabajo tiene que ver con nuestra ausencia de planificación.

La falta de organización y estructura en nuestras tareas impide que gestionemos nuestro tiempo de la forma correcta y provoca olvidos, sorpresas de última hora y hace que disminuya la eficiencia en nuestro trabajo.

Si no tenemos muy claro qué es lo que tenemos que hacer en cada momento y  qué tareas tienen mayor prioridad, es muy difícil que podamos gestionar correctamente nuestro tiempo, ya que estaremos brincando de actividad en actividad, o pasaremos mucho tiempo pensando qué es lo siguiente que tenemos que hacer.

  1. Transiciones entre tareas

Cuando hablamos de transiciones nos referimos al periodo de tiempo que precede al inicio de una tarea (ya sea después de planificarla en una reunión o después de terminar la tarea anterior, no importa).

A veces, dedicamos demasiado tiempo a la planificación de un proyecto porque nos da pereza empezar a trabajar activamente en él. O nos gusta la sensación de haber terminado una tarea y nos tomamos demasiado tiempo antes de empezar la siguiente para no tener algo sin terminar todavía.

Aunque parezca algo secundario, las transiciones entre tareas y el decidirnos a empezar un trabajo son una de las mayores pérdidas de tiempo que ocurren en el trabajo.

  1. Tecnologías

Las tecnologías hoy en día son una ayuda indispensable en la mayoría de los ámbitos de nuestra vida, pero como todo, este desarrollo tecnológico también tiene su lado negativo.

Es innegable que la cantidad de aparatos y plataformas tecnológicas de la que disponemos hoy nos ahorran mucho tiempo en diversas tareas, pero no se puede negar tampoco que suponen una distracción en determinados contextos.

El móvil, internet o la televisión, por citar algunos ejemplos, nos hacen olvidar en ocasiones nuestras prioridades.

No se trata de rechazar la tecnología como un elemento beneficioso y de avance para la sociedad, pero sí de utilizarlas en nuestro beneficio dentro del ámbito laboral, en lugar de que se conviertan en una continua distracción.

  1. Interrupciones injustificadas

Al hablar de interrupciones injustificadas nos referimos al conjunto de actitudes muy amplias y variadas que suponen un cese de nuestra actividad productiva. Pueden ser de muy diversa índole y, de hecho, abarcan la mayoría de los anteriores apartados.

Algunos ejemplos pueden ser reuniones informales entre compañeros, charlas por teléfono demasiado largas, navegar por internet solo por entretenimiento, interrupciones constantes para fumar o para tomar café…

la mayoría de estas interrupciones son simplemente pretextos para no trabajar y hacer de este tipo de actitudes algo común en nuestra actividad es muy perjudicial para nuestro rendimiento.

Obviamente, hay interrupciones que no se pueden evitar, las cuales nosotros mismos como trabajadores deberemos identificar.


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