HERRAMIENTAS ONLINE PARA GESTIONAR TIEMPO

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HERRAMIENTAS ONLINE PARA GESTIONAR TIEMPO

6 HERRAMIENTAS ONLINE PARA GESTIONAR TU TIEMPO


Como ya te habrás dado cuenta, el tiempo que tenemos cada día para hacer nuestras tareas no es infinito, por lo tanto, podríamos decir que en ese sentido el tiempo es un bien finito: pasa y se acaba. Todas las personas del mundo disponemos de 24 horas para disfrutar de un día, todos tenemos esas mismas horas. No existe nadie cuyo día dure 25 horas o 23.

El tiempo como una excusa

También es cierto que el tiempo que tenemos para hacer alguna cosa es cuestión de prioridades, y además debido a eso es una de las mayores excusas, junto con el dinero, que ponemos para no hacer cualquier cosa que no nos interesa. Seguro que alguna vez te han dicho que hagas algo y tu respuesta ha sido “no tengo tiempo”, y sin embargo posiblemente tengas tiempo para ver varias horas de televisión al día u ocupar horas en cosas que te interesan más que eso que te ofrecieron. Esto es algo muy común y todos hemos puesto esa excusa (porque, hablando claro es una excusa) alguna vez.

¿No te ha pasado que conoces a alguien y no entiendes como puede hacer tantas cosas con las mismas horas de las que dispones tú? Esa persona tiene varios proyectos, además va al gimnasio todos los días, pasa tiempo con su familia, realiza las labores del hogar, sale de paseo a conocer lugares, participa de forma activa en asociaciones,… Y tú te preguntas ¿cómo es posible que tenga tiempo para todo eso si yo con un empleo y la familia ya no tengo tiempo de nada más? La respuesta es muy simple: organización y gestión productiva de su tiempo.

Volvemos al tema de la excusa de no tener tiempo, solamente para que entiendas que puede que una persona que solo tiene un empleo de 8 horas al día, tiene otras 16 para hacer el resto de cosas, pero aun así podrá tener el descaro de decirte “no tengo tiempo para nada más”, cuando realmente la respuesta debería ser: “las otras 16 horas las ocupo en dormir, ver la televisión y navegar en el Facebook”.

¿Cómo gestionar mejor mi tiempo?Este puede que sea tu caso, o no. A lo mejor simplemente tienes tantos proyectos y tareas que hacer al día que la falta de organización provoca que no te dé tiempo de hacerlo todos. Pero es simplemente eso: falta de organización. Posiblemente, sin darte cuenta, estés ocupando varias horas de tu día en hacer cosas que solo te hacen perder el tiempo. Y por ese motivo es que hemos decidido el día de hoy hacer este artículo hablándote de algunas herramientas de internet que te pueden ayudar a gestionar tu tiempo de una manera mucho más eficiente. Además de estas herramientas que vamos a mencionar a continuación, existen varios libros que te pueden ayudar a buscar la forma más efectiva de ordenar tu día para que te dé tiempo de hacerlo todo.

Al final de este artículo vamos a ver algunos consejos para que puedas manejar mejor tu tiempo, y sacarle el máximo partido a estas aplicaciones de internet, pero primero vamos a ver estas seis herramientas que pueden ayudarte en gran medida a hacer tu día más efectivo:

ProjectLibre

Esta herramienta fue creada en el año 2012 y fue así como una actualización de la herramienta OpenProj que no tuvo muy buenos resultados entre los usuarios que la utilizaron. ProjectLibre se asienta sobre una estructura de JavaScript y se puede utilizar tanto en el sistema operativo de Windows como de Linux.

ProjectLibre ha sido creada para que puedas gestionar tus proyectos dividiéndolos en hitos y tareas, y asignar a cada tarea una duración y unos recursos determinados que tú podrás elegir. Esta aplicación, a diferencia de su antecesora, ha tenido un gran éxito por todo el mundo y ya ha sido descargada por clientes de casi 200 países diferentes.

Redmine

De la que vamos a hablar ahora es de una plataforma para gestionar tus proyectos que fue creada en el año 2006 por Jean-Phillippe Lang. Se trata de una herramienta para la gestión de proyectos, que además incluye un sistema de seguimiento de incidentes con seguimiento de errores, lo que permite que siempre tengamos controlada la estabilidad y viabilidad de nuestro proyecto.

Otras herramientas que también incluye son calendario de actividades, diagramas de Gantt para la representación visual de la línea del tiempo de los proyectos, wiki, foro, visor del repositorio de control de versiones, RSS, control de flujo de trabajo basado en roles, integración con el correo electrónico, y muchas más.

Google Keep

Google Keep es otra de las muchas magníficas herramientas creadas por el gigante de Internet Google. Ha sido creada para ayudarnos a gestionar mejor nuestras notas. Simplifica su gestión y organización. Esta herramienta de Google ha estado disponible durante algunos años para Android y desde hace unos días también ha salido una versión que se puede utilizar desde dispositivos con sistema operativo iOS (para terminales de la marca Apple). Esta herramienta nos permite hacer cosas como organizar nuestras notas por tamaños, colores e incluso por formato. Además, podemos guardarlas en la aplicación tanto en formato de texto, audio o video. La principal misión que tiene esta herramienta es simplificar, algo que resulta muy evidente si vemos el diseño minimalista que tiene su interfaz.

RescueTime

Esta herramienta a diferencia de las demás no es una herramienta de gestión de tiempo propiamente dicha, sino que es una plataforma que nos puede ayudar a ver cómo gastamos el tiempo que utilizamos en internet, y nos ayuda también a optimizarlo para poder ser más productivos.

Lo que hace la herramienta RescueTime es medir el tiempo que pasamos en internet en diferentes webs o aplicaciones, y ofrecernos alternativas para mejorar el rendimiento. De esta forma, podemos fácilmente descubrir dónde perdemos la mayor parte de nuestro tiempo y cómo podemos solucionarlo, ya que nos ofrece opciones para que dejemos de ser “improductivos” y que no perdamos nuestro tiempo por ejemplo pasando más rato del debido en páginas como Facebook cuando deberíamos estar trabajando.

TeamLab

TeamLab se podría definir como un portal para uso interno dentro de la empresa, o incluso también como una red social para el uso de los miembros de una determinada empresa. Esta aplicación nos permite crear entradas de blog, compartir datos en la nube, crear anuncios y encuestas, invitar a participar a miembros de otras empresas, y además incluye un foro, entre otras opciones que podemos descubrir nosotros mismos.

Podría definirse, en resumen, como una herramienta de gestión all-in-one para todos los miembros que formen parte de una misma empresa.

Remember the milk

Esta herramienta se encuentra online y es gratuita. Su uso se podría decir que es más personal que empresarial, pero en cualquier caso nos ayuda a tener nuestro tiempo perfectamente organizado. Podemos, entre otras cosas, sincronizarla a nuestro correo electrónico, crear y compartir carpetas, hacer un seguimiento bastante interesante de nuestras tareas… Por ejemplo, esta aplicación nos permite saber de entre todas nuestras tareas cuáles son las que más se repiten, o realizar búsquedas inteligentes de una tarea en concreto.


Consejos para mejorar tu productividad

Como dijimos al principio del artículo, vamos a ver algunos consejos que te pueden ayudar a gestionar de una forma más productiva tu tiempo para que las herramientas que hemos mencionado te ayuden mucho más.

Identifica tus debilidades:

Lo primero que debemos hacer para solucionar un problema, es identificarlo. Por lo tanto, te aconsejamos que, aunque pueda ser un poco tedioso, durante una semana te acompañes de una libreta durante todo el día, en la que vas a anotar las tareas que has hecho, el momento en que las inicias y el momento en que las terminas.

Por ejemplo:

  • Me levanté a las 7:00
  • Desayuné de 7:05 a 7:15
  • Hice una llamada de 7:17 a 7:30

Esto te va a ayudar al final de la semana, en primer lugar a saber todas las cosas que has hecho, por lo tanto si descubres que haces muchas cosas que no te sirven para nada, las podrás eliminar. En segundo lugar, para saber cuánto tiempo dedicas a cosas que quizás llevarían menos tiempo. En tercer lugar, a saber cuánto tiempo perdido existe entre medio de las actividades… en fin, hacer esto durante una semana te ayudará a identificar tus puntos débiles a la hora de gestionar el tiempo y así podrás atacar y eliminar el problema de raíz.

Cómo organizar el tiempo para que nos rinda másOrganiza tu tiempo

Una forma muy eficaz de organizar el tiempo, siempre y cuando lo llevemos a cabo, es hacer un horario con las actividades que hacemos durante la semana. Si por ejemplo estamos emprendiendo varios proyectos a la vez, podremos dividirlos en días (los lunes, miércoles y viernes uno, y los martes jueves y sábados el otro) o por la mañana y por la tarde.

Este horario lo puedes hacer en una hoja de Excel y seguirlo lo más fielmente posible, para no desperdiciar tiempo saltando de una actividad a otra.

Cuando empieces algo, termínalo

Esto es algo en lo que muchos fallamos y a lo que también nos puede ayudar el horario. Muchas veces nos pasa que empezamos a hacer una actividad, y cuando todavía no la hemos terminado se nos ocurre otra cosa que teníamos que hacer, y saltamos de actividad en actividad y finalmente no terminamos nada. Al final del día tenemos muchas cosas empezadas, pero casi ninguna terminada. Por lo tanto, cuando empieces a hacer algo, hasta que no lo termines, no empieces con otra cosa.

Las tareas similares hazlas todas juntas

Si por ejemplo nuestro trabajo requiere que hagamos llamadas, en lugar de hacer una ahora y otra después, anota en tu horario el momento en el que las vas a hacer todas, y  hazlas todas juntas. De ese modo podemos ayudar también al punto anterior.

Lleva una agenda para saber lo que tienes que hacer durante ese díagestionar el tiempo para que produzca más

Otro punto flaco en la gestión del tiempo suele venir en que cuando comienza el día no sabemos qué cosas tenemos que hacer. Llevar una agenda puede ser muy útil, pero además de comprarla hay que utilizarla.

Por ejemplo: Salimos a hacer recados y tenemos que hacer dos en el sitio A, otros dos en el sitio B y otro en el sitio C. Si no tenemos una idea de lo que tenemos que hacer, puede pasar que vayamos a hacer algo al sitio A, luego nos acordemos de que teníamos que hacer algo en el B, y allí recordemos otra cosa que teníamos que hacer en A… Y pasemos el día en el coche de un lado a otro, perdiendo tiempo y dinero en combustible. Por lo tanto, planifica tu día de forma que sepas cuántas cosas tienes que hacer en cada sitio, para perder el menor tiempo posible.

Consejo extra: Si trabajas en el ordenador, cierra el Facebook

Esto parece una tontería pero puede hacernos perder mucho tiempo, ya que una vez que acabamos “sin querer” en Facebook, sabemos cuándo empezamos pero no cuando terminamos de curiosear.


Esperamos haberte ayudado a obtener una vida más optimizada con las herramientas y los consejos. Si tienes alguna forma más de utilizar tu tiempo de la forma adecuada, puedes contárnosla en los comentarios, estaremos encantados de conocer diferentes formas de hacerlo.


 

2 thoughts on “HERRAMIENTAS ONLINE PARA GESTIONAR TIEMPO

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