El correo electrónico es una herramienta de trabajo que actualmente es muy útil para todos, pero que debido al mal uso que le damos, la mayoría de las veces hacen que perdamos productividad en las tareas que hacemos.

Esto se debe a estar pendientes de los nuevos correos que entran en la bandeja de entrada, para contestarlos inmediatamente.

Lo que nos hace perder la concentración al saltar de una tarea a otra.

Incluso cuando nos encontramos con una tarea de prioridad, la dejamos para contestar el email.

No hay duda de que la nueva tecnología nos ha permitido lograr más en nuestros trabajos, pero el mal uso que a veces le damos a las herramientas nos está perjudicando.

En el artículo de hoy te explicare más a fondo porque el correo electrónico disminuye nuestra productividad y de paso te daré 10 consejos para solucionarlo.

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¿Por qué el email nos hace menos productivos?

El email te hace menos productivo porque te hace perder la concentración en el trabajo que estás haciendo.

Al pasar de una tarea a otra estas perdiendo el tiempo y esfuerzo que le estabas dedicando a esa tarea de prioridad que estabas haciendo.  Por consecuencia pierdes el foco.

Tú puedes creer que estas cumpliendo con tu trabajo, pero ¿estas siendo productivo?

Si te encuentras obsesionado con el monitoreo desbordado casi constante de correos electrónicos que llegan a tu bandeja de entrada, podrías estar perjudicando tu salud,ya que tus niveles de estrés pueden aumentar.

Es importante que pienses o seas consiente la manera que te perjudica el responder los diferentes emails durante todo el día.

¿Acaso a quien está beneficiando? A tu productividad por supuesto que no, a tu salud tampoco. Y entonces ¿por qué lo sigues haciendo? Este tema me recuerda un poco a la multitarea y como esta nos perjudica también.

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¿Cómo gestionar correctamente el email para aumentar la productividad?

¿Cuánto tiempo dedicas a administrar tus emails todos los días? ¿Una hora? ¿30 minutos? ¿Unas pocas horas? ¿Quizás medio día?

Mientras que el email está destinado a facilitar la comunicación, ¡sospecho que a veces se convierte en una herramienta contraproducente porque pasamos mucho tiempo en la gestión de los emails! Por ejemplo, piensa en estos casos:

  • ¿Algunas veces sigues haciendo clic en tu bandeja de entrada, aunque lo hayas comprobado hace sólo 5 minutos?
  • ¿Pasas mucho tiempo manejando tus emails cada día, como por ejemplo, ordenando, organizando y eliminando el correo antiguo?
  • ¿Con frecuencia haces que los emails sean tu primera prioridad, en lugar de hacer tus tareas?
  • ¿Hay días en los que pasas más tiempo en tu bandeja de entrada que haciendo el trabajo adecuado?

gestionar el correo electrónico y aumentar tu productividad

Cuando lo usamos adecuadamente, el correo electrónico es una herramienta de comunicación increíblemente útil.

Pero, como muchas personas se sienten abrumados por la cantidad de emails que reciben y necesitan responder.

Sin embargo, hay maneras de administrar tus emails para que seas más productivo.

A continuación, te daré 10 consejos para gestionar correctamente el email:

1. Revisa tu email solo en una hora especifica

Una estrategia que puedes utilizar es comprobar tu email sólo en los puntos fijados durante el día.

Por ejemplo, puedes decidir que sólo revisarás tu email a primera hora de la mañana, antes del almuerzo y al final del día.

Puedes configurar tu software de correo electrónico para “recibir” mensajes sólo en ciertos momentos, para que no te distraiga por mensajes entrantes.

Si no puedes hacer esto, al menos asegúrate de silenciar los avisos.

También puedes reservar tiempo para leer y responder al correo electrónico después de un largo período de trabajo enfocado, o en el momento del día en que tu energía y creatividad están en su nivel más bajo.

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2. Utiliza la regla de dos minutos

Cuando lees un email, puedes perder horas si no usas este tiempo de forma inteligente.

En primer lugar, intente usar la Regla de dos minutos (esta regla consiste en que, si puedes hacer algo en menos de dos minutos, lo hagas) cuando leas tu correo, si el email tardará menos de dos minutos en leer y responder, hazlo, incluso si no es una alta prioridad.

La idea detrás de esto es que, si tardas menos de dos minutos en la acción, se tarda más en leer y luego almacenar la tarea. Lo cual ganarías tiempo en la acción.

3. Posponer tareas de emails más complejas

Para los emails que tardarán más de dos minutos en leer o responder, programe el tiempo en tu calendario o agrega esto como una acción en tu lista de tareas pendientes, para hacer más tarde.

La mayoría de los programas de correo electrónico te permiten destacar, marcar, o poner estrellas a mensajes que necesitan una respuesta, así que utilice esta función práctica siempre que puedas.

4. Correo electrónico no esencial

Si recibes regularmente emails, como boletines, blogs y feeds de artículos, puedes redirigirlo a otra dirección de correo electrónico o utilizar reglas para que se envíen instantáneamente a una carpeta determinada.

Esto te ayudará a mantener la bandeja de entrada principal clara, y estarán en un lugar, listos para leer en un momento conveniente.

5. Buenos hábitos de equipo

Una de las mejores cosas que puedes hacer, para limitar la cantidad de emails que entran en tu bandeja, es animar a la gente a que te envié menos.

Por ejemplo, si ciertos miembros del equipo que te envían regularmente emails largos y prolongados, avíseles.

Gestionar el correo electrónico para aumentar tu productividad

Explícales que, debido a la demanda en tu tiempo, apreciarías los emails no más de un párrafo o dos.

Cualquier cosa más larga se deberá comunicar por medio de una llamada telefónica.

Esto es en caso de que requiera urgencia de respuesta inmediata.

6. Organización del correo electrónico

¿Te imaginas tener una bandeja de entrada sin nada? ¡Casi suena demasiado bueno para ser verdad!

Aunque una bandeja de entrada completamente vacía (también llamada inbox zero) puede ser poco realista para muchos de nosotros, mantener nuestra bandeja de entrada principal borrada puede hacernos más organizados y ayudar a eliminar el estrés.

En primer lugar, crear un sistema de presentación simple para ayudar a administrar tu correo.

Puedes utilizar categorías amplias tituladas “Elementos de acción”, “Espera”, “Referencia” y “Archivos”.

Si eres capaz de permanecer en la parte superior de tus carpetas en particular las carpetas “Acción” y “Espera” puedes usarlas como una Lista de Tareas informal para el día.

Si cuatro categorías son demasiado básicas para tus necesidades, puedes configurar un sistema más detallado.

Por ejemplo, puedes crear una carpeta para cada proyecto en el que estés trabajando o tener una carpeta definida para cada uno de tus clientes o representantes de ventas.

La ventaja al crear carpetas específicas para el procesamiento de correo electrónico es que facilita la búsqueda de correo pasado, es decir, en lugar de analizar todo el sistema de correo electrónico, puedes buscar en esa carpeta concreta.

7. Uso de reglas

La mayoría de los programas de correo electrónico, como Outlook y Gmail, te permiten establecer “Reglas” que clasifican el correo electrónico en una carpeta determinada tan pronto como entre.

Por ejemplo, puedes obtener varios correos electrónicos por día que te notifiquen de las ventas que se han realizado en tu empresa.

Deseas recibir estas notificaciones, porque quieres ver lo que está sucediendo, pero no deseas que llene tu bandeja de entrada.

Aquí es donde puedes configurar una regla en tu programa de correo electrónico que mueve los mensajes de correo electrónico con, por ejemplo, “Notificación de venta:” en la línea de asunto directamente a la carpeta “Expomafre” tan pronto como entra.

Esto significa que no hay necesidad de mover los archivos manualmente, y Además te permite mantener todos los mensajes de correo electrónico de ventas en una sola carpeta.

8. Marcar como no leído

Tener la capacidad de marcar un email como no leído te permite mirar rápidamente a través de tu bandeja de entrada.

Esto alivia la presión de sentir que tienes que hacer todo ahora mismo por miedo si ese correo electrónico es importante.

También sirve esencialmente como una lista de tareas pendientes que se abordarán más adelante.

9. Cancelar la suscripción a emails promocionales no deseados

Anule la suscripción de recibir mensajes de remitentes específicos si ya no deseas recibir sus emails o no tienes tiempo para leerlos.

Para que el proceso de cancelación de suscripción sea rápido e indoloro, busca en tu bandeja de entrada el término “cancelar la suscripción”.

Revisa los resultados de la búsqueda y determine los correos electrónicos que seguirás recibiendo y los que prefieres evitar.

10. Cuando envíes un email sea preciso con tus palabras

Haga todo lo posible para evitar cualquier confusión o mala interpretación dentro de tus correos electrónicos.

Cuanto más preciso seas en primer lugar, menor será la posibilidad de que el receptor tenga que pedirte más explicaciones.

Hazlo una vez, hazlo bien.

Los 10 consejos que te ayudaran a ser más productivo controlando el tiempo que dedicas a el correo electrónico. Haz click para twittear

Complementos para email que nos harán más productivos

Existen complementos para email que te pueden ayudar a gestionar mejor tus proyectos, sin que estos te agobien, por el contrario, te harán más productivo y un poco la vida más fácil. ¿quieres conocerlos?

Lista de tareas Asana

Ya sean numeradas o con viñetas, las listas son formas óptimas de organizar la información.

Es por eso por lo que a las personas les encanta, y es por eso por lo que la lista de tareas pendientes sigue siendo un elemento básico de la gestión de proyectos.

La manera más sencilla de medir tu productividad es mirar una lista de tareas por la mañana y luego hacer referencia a ella cuando salga.

No solo Asana hace que la creación y administración de tareas sean excepcionalmente fáciles, sino que también facilita el intercambio de listas de tareas pendientes con tus colegas.

Cada lista de tareas funciona como tu propio proyecto, con las tareas enumeradas debajo de la jerarquía del proyecto.

En el nivel de tarea, puedes crear subtareas, definir cada tarea con una etiqueta de categoría para facilitar la búsqueda y adjuntar archivos.

Si eso no es suficiente, Asana tiene una de las mejores interfaces, así que no te importará pasar mucho tiempo con este software.

Gestión de proyectos Trello

Al igual que la lista de tareas pendientes (Asana), Trello es una herramienta de flujo de trabajo no muy compleja, pero puede ser invaluable durante el transcurso de un proyecto.

Entre las herramientas de flujo de trabajo, Trello es quizás la más completa, a mí personalmente me gusta mucho.

Los usuarios pueden diseñar tableros como marcos para cualquier tipo de proceso, y el software ofrece una gran cantidad de funcionalidad en el nivel de la tarjeta, es decir, archivos adjuntos, comentarios, asignar colaboradores, etc.

Si necesitas iniciar un nuevo proyecto, simplemente crea una nueva tabla.

Cuando trabajas con las mismas personas, puedes organizarlas en un equipo e invitarlas a un tablero con un solo clic.

Si Trello suena simple, eso es porque lo es.

Trello está diseñado para preservar la cordura mediante la transferencia de la mayor cantidad de información posible de hojas de cálculo, correos electrónicos y en un formato visual que hace la gestión de tareas apetecible.

Herramienta de Gmail Sortd

Sortd transforma Gmail en un área de trabajo con solo arrastrar y soltar columnas de listas personalizables según su prioridad.

Una cosa que destacar es que si ya usas Gmail no tienes que usar aplicación externa, además es como la web App Trello, pero por correo electrónico.

Sortd es el primer skin inteligente para Gmail.

Mejora la experiencia de Gmail, proporcionando una forma intuitiva de planificar y priorizar el correo electrónico y las tareas en un único espacio de trabajo de Gmail.

Productividad personal consciente: Un viaje hacia el equilibrio interior

Puntos clave que no debemos olvidar

La mayoría de nosotros nos sentimos abrumados por el correo electrónico, aunque es una gran herramienta de comunicación, las personas suelen abusar de ella.

Cuando administras esta herramienta con eficacia, puedes aumentar significativamente tu productividad.

Para obtener el control de tu bandeja de entrada, comienza por comprobar y procesar el correo electrónico sólo en determinados momentos durante el día.

Si te preocupa la respuesta tardía, deje que la gente sepa que no revisas tu correo electrónico constantemente y que en caso de algo que requiera respuesta inmediata y urgente te llame por vía telefónica.

Además, trata de mantener tu bandeja de entrada lo más clara posible.

Organiza el correo usando carpetas, como por ejemplo: “Acción”, “Espera” y “Archivos”.

Y cuando revisas el correo, usa la regla de dos minutos, es decir, maneja inmediatamente cualquier correo electrónico que puedas leer y responder en dos minutos o menos.

Espero que estos consejos puedan ayudarte a usar de manera efectiva esta herramienta de comunicación y trabajo y puedan permitirte ser más productivo en tu trabajo.

Si conoces otra manera de gestionar los emails para ser más productivos, por favor compártela en los comentarios.

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