En el mundo en que nos movemos, casi nadie tiene tiempo para nada. Esto es una realidad hasta cierto punto.

Sin embargo, en el mundo empresarial, el tiempo es oro. Debemos tener presente que, siempre que podamos evitar desplazarnos a otro lugar para hacer algo, estaremos ahorrando no solamente dinero, sino tiempo.

Cada vez es más común que las empresas realicen reuniones a distancia.

Ya sea para ahorrar tiempo, o porque muchas veces es difícil que todos los miembros que deben acudir a la reunión puedan estar en el mismo lugar a la misma hora.

No cabe duda de que resulta mucho más cómodo a veces realizar reuniones a través de Skype u otro tipo de herramienta de videoconferencia online.

A continuación vamos a ver 5 consejos para tener reuniones a distancia exitosas. 

Las reuniones a distancia cada vez se utilizan más, pero como toda reunión, necesitan de una planificación para que no se conviertan en una pérdida de tiempo.

Hoy vamos a ver 5 consejos para que tus reuniones a distancia sean prácticas y exitosas.

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5 CONSEJOS PARA REUNIONES PRÁCTICAS

Tener una reunión empresarial, requiere de planificación.

Hace falta que quienes moderan la reunión tengan un orden del día para poder tratar todos los asuntos en el tiempo correcto, y que no se quede ningún “cabo suelto”.

Tema a tratar

Cuando tenemos que hacer una reunión, es porque hay puntos que tratar. Resulta bastante inútil y frustrante ir a una reunión o conectarse a una reunión que se hace de forma periódica y en la que no se trata ningún tema.

Si se pacta una reunión, es porque hay que tratar algún tipo de asunto: aunque simplemente sea revisar lo que se ha hecho desde la última reunión.

Los puntos a tratar deben estar claramente definidos.

En caso de que se requiera, se puede dejar una parte al final de la reunión para “ruegos y preguntas” en la que se puede dar la libertad de tratar otros temas o hacer preguntas acerca de otras cuestiones.

Además de que los temas estén definidos, deben ser transparentes: los integrantes de la reunión deben conocer los temas que se van a tratar durante la misma, a ser posible, con antelación.

REUNIONES A DISTANCIA | ¿Cómo tener reuniones a distancia que sean un éxito?

Dirección

Aunque se trate de una reunión entre “iguales”, debe haber un moderador o director de la reunión, que controle que no se salte ningún punto a tratar.

También es necesario para que no se convierta en una “conversación” sin ningún propósito.

Por lo tanto, es necesario que alguien dirija la reunión y vaya esclareciendo todos los temas uno a uno para irlos tratando con orden.

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Comunicación eficaz

La comunicación que se realice durante la conferencia o reunión debe ser eficaz, lo que significa que las palabras que se utilicen deben entenderse fácilmente por todos los integrantes de la reunión.

También debe hablarse de forma clara, para que no surja ningún tipo de malentendido durante la reunión.

Concentración

Mientras estamos tratando los temas de la reunión, desde que empieza, hasta que termina, todos los reunidos deben estar atentos y concentrados en la reunión.

No hay nada más desagradable en una reunión que, que uno de los reunidos esté navegando por Internet buscando otros asuntos mientras está llevándose a cabo la explicación de algún punto.

Tampoco debe haber distracciones.

Aunque se trate de una reunión que pueda dar apariencia de informal debido a que es por Internet, debemos avisar a quienes puedan interrumpir, que estamos “reunidos”.

Aunque estemos solos en nuestra oficina, estaremos manteniendo una conversación con otras personas a las que debemos respetar.

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Conclusión

Al terminar la reunión, es bueno que el director o moderador haga un repaso de los puntos que se han tratado y las conclusiones a las que se ha llegado en cada uno de esos puntos.

Debemos hacer esto para refrescar la memoria de los integrantes, y también para aclarar y asegurar que todo el contenido de la reunión se entendió a la perfección.

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